Mon syndic ne convoque pas l'AG dans les délais : que faire ?
L'assemblée générale annuelle est obligatoire. Pourtant, certains syndics tardent à convoquer, parfois de plusieurs mois. Cette situation crée de l'incertitude pour les copropriétaires : comptes non approuvés, budget non voté, décisions bloquées. Voici ce que dit la loi, les délais à connaître, et les recours possibles si votre syndic est défaillant.
Les obligations légales du syndic en matière d'AG
L'AG annuelle : une obligation absolue
L'article 7 du décret du 17 mars 1967 impose au syndic de convoquer l'assemblée générale annuelle dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice comptable. Si l'exercice se clôt au 31 décembre, l'AG doit donc se tenir avant le 30 juin de l'année suivante.
Cette obligation est impérative. Aucune justification ne dispense le syndic de respecter ce délai, sauf cas de force majeure dûment caractérisée.
Le délai de convocation : 21 jours minimum
La convocation à l'AG doit être adressée aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de la séance, accompagnée :
- De l'ordre du jour
- Des comptes annuels et de leurs annexes
- Du budget prévisionnel proposé
- Des projets de contrats à voter (renouvellement syndic, gros travaux)
- Des devis pour les travaux soumis au vote
Une convocation tardive ou incomplète peut entraîner la nullité de l'AG.
Pourquoi un syndic tarde à convoquer
Raisons opérationnelles
- Comptes non finalisés (problème comptable)
- Difficulté à obtenir certains justificatifs ou contrats
- Surcharge du cabinet en période de pointe
- Changement de gestionnaire en cours
Raisons plus préoccupantes
- Volonté d'éviter le débat sur certaines décisions difficiles
- Anomalies comptables que le syndic préfère ne pas exposer
- Mandat arrivé à terme et volonté d'éviter la mise en concurrence
- Désorganisation chronique du cabinet
Quelle que soit la raison, le retard de convocation prive la copropriété de son organe de décision et peut générer des préjudices.
Les conséquences du retard
Conséquence 1 : Comptes non approuvés
Sans approbation des comptes annuels, plusieurs problèmes apparaissent :
- Risque sur la régularité comptable de la copropriété
- Difficulté pour les copropriétaires vendeurs (état daté incomplet)
- Tensions avec les copropriétaires demandant des éclaircissements
Conséquence 2 : Budget prévisionnel non voté
Sans vote du budget, le syndic continue d'appeler des charges sur la base du budget précédent. Cette situation est tolérée à court terme, mais devient problématique au-delà de quelques mois :
- Pas de marge pour absorber les hausses réelles
- Pas d'arbitrage sur les nouvelles dépenses
- Risque de tensions de trésorerie
Conséquence 3 : Décisions bloquées
Tous les sujets nécessitant un vote d'AG sont mis en attente : travaux votés, modifications de contrats, mise en concurrence. La copropriété est paralysée dans son fonctionnement.
La procédure pour forcer la convocation
Étape 1 : La relance amiable
Le conseil syndical adresse au syndic un mail de rappel listant :
- La date de clôture du dernier exercice
- Le délai légal de 6 mois (article 7 du décret)
- La date à laquelle l'AG aurait dû être convoquée
- Une demande de convocation sous 30 jours
Étape 2 : La mise en demeure par LRAR
Si la relance amiable reste sans effet, envoyez une LRAR formelle. Cette lettre :
- Rappelle les obligations légales
- Constate le manquement
- Fixe un délai final (15 à 30 jours)
- Annonce les recours envisagés en cas de défaut
Étape 3 : La convocation par le conseil syndical
L'article 8 du décret de 1967 permet au conseil syndical de convoquer lui-même l'AG en cas de carence du syndic. Les conditions :
- Le syndic doit avoir été préalablement mis en demeure
- La carence doit être effective et constatée
- La convocation doit respecter les formes habituelles (délai, ordre du jour, annexes)
Le CS peut également demander à un copropriétaire représentant au moins 25 % des voix de demander cette convocation.
Étape 4 : La saisine du juge
En dernier recours, un copropriétaire peut saisir le président du tribunal judiciaire en référé pour obtenir la désignation d'un mandataire ad hoc chargé de convoquer l'AG. Cette procédure est rapide (quelques semaines) et son coût peut être mis à la charge de la copropriété ou du syndic défaillant selon la décision du juge.
Les pénalités possibles contre le syndic
Le syndic défaillant peut voir sa responsabilité engagée :
- Sanction disciplinaire par la Commission de contrôle des activités immobilières
- Action en responsabilité civile pour le préjudice causé à la copropriété
- Refus de quitus à la prochaine AG
- Non-renouvellement du mandat en priorité